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2024-03-30 Amendments to the Statutes (Proposal)
English

ARTICLE VII b – CASH AUDITORS AND DATA PROTECTION OFFICER


Section 1Election and role: The full members present at the Ipernity General Assembly shall appoint two one Cash Auditors who shall be responsible for certifying the annual financial report compiled by the Treasurer prior to the Ipernity General Assembly. A second Cash Auditor and a Data Protection Officer may also be appointed. The Cash Auditors(s) shall present their report at the Ipernity General Assembly and, if they confirm a proper bookkeeping and complete financial records, propose a motion to discharge the Board. The Data Protection Officer shall advise on data protection compliance.

Section 2Term and membership: The Auditors(s) and Data Protection Officer will be elected for one year. Any full member may be elected as Cash Auditor except for members of the Board. The Data Protection Officer may be any member of the association.
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(source: www.associations.gouv.fr/association-commissaire-aux-comptes.html)

Associations must appoint an auditor when the following conditions are met:

1 - Either by legal or regulatory obligation, which is the case for associations whose characteristics (size, legal status, receipt of subsidies in excess of €153,000, etc.) do not apply to the IMA.

2 - Either a statutory obligation or a voluntary designation (our case) : Any association subject to legal or regulatory obligation must publish its annual accounts, accompanied by the auditor's report, by filing them on the "Direction de l'information légale et administrative" website. However, publication of the association's annual account is mandatory only when the total amount of donations and/or subsidies received during the financial year reaches €153,000.


Consequently, their publication by the IMA is not mandatory. However, the association must be able to provide them on request of the tax authorities, together with the auditor's report.

With regard to the DPO: the CNIL, France's Data Protection Authority, states that it is not compulsory for associations to appoint a DPO, but that it is recommended in order to guarantee the association's transparency in this area. This was our choice when the GDPR came into force. Including it in our statutes would be beneficial, if only for our brand image.
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This proposed amendment to the Statutes was adopted by the General Assembly on April 7, 2024

2 comments

Team said:

French

ARTICLE VII b – COMMISSAIRES AUX COMPTES ET DÉLÉGUÉ(E) À LA PROTECTION DES DONNÉES

Section 1 – Élection et rôle : Les membres effectifs présents à l'Assemblée Générale d’Ipernity désignent deux un(e) Commissaires aux Comptes qui sont est chargés(e) de certifier le rapport financier annuel établi par le(la) Trésorier(Trésorière) avant l'Assemblée Générale. Un(e) deuxième Commissaire aux Comptes et un(e) délégué(e) à la protection des données peuvent également être nommé(e)s. Les Commissaires(s) aux Comptes présentent leur rapport à l'Assemblée Générale et, - s'ils(elles) confirment une comptabilité en bonne et due forme et des comptes complets, - proposent une motion pour donner décharge au Conseil d’Administration. Le(la) délégué à la protection des données donne des conseils sur le respect de la protection des données.

Section 2 – Durée du mMandat et adhésion affiliation: Les Commissaires(s) et délégué(e) à la protection des données aux Comptes sont élu(e)s pour un an et ne peuvent être réélus qu'après une pause d'au moins un an. Tout membre à plein titre, y compris les Conseillers, de l'association, à l’exception des membres du Conseil d’Administration, peut être élu Commissaire aux Comptesà l'exception des membres du Conseil d'Administration. Le(la) délégué(e) à la protection des données peut être tout membre de l'association.

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Cette proposition de modification des statuts a été adoptée par l'Assemblée générale le 7 avril 2024.
2 months ago ( translate )

Team said:

Deutsch

ARTIKEL VII b – KASSENPRÜFER(INNEN) UND DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE(R)

Absatz 1 – Wahl und Rolle: Die an bei der Generalversammlung anwesenden Vollmitglieder wählen zwei eine(n) Kassenprüfer(innen), der/die für die Prüfung und Zertifizierung des vomn dem/der Schatzmeister(in) erstellten Jahresfinanzberichts verantwortlich sindist. Ein(e) zweite(r) Kassenprüfer(in) und ein(e) Datenschutzbeauftragte(r) können ebenfalls ernannt werden. Die Kassenprüfer(innen) legen ihren Bericht der Mitgliedervollversammlung vor und beantragen, - wenn sie eine ordnungsgemäße Buchführung und vollständige Finanzunterlagen bestätigen, - die Entlastung des Vorstandes. Der/Die Datenschutzbeauftragte berät über die Einhaltung des Datenschutzes.

Absatz 2 – Amtszeit und Mitgliedschaft: Die Kassenprüfer(innen) und der/die Datenschutzbeauftragte werden für ein Jahr gewählt. Jedes Vollmitglied des Vereins kann als Kassenprüfer(in) gewählt werden, mit Ausnahme der Vorstandsmitglieder. Der/Die Datenschutzbeauftragte kann jedes Mitglied der Vereinigung sein.

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Dieser Vorschlag zur Änderung der Statuten wurde von der Generalversammlung am 7. April 2024 angenommen.
2 months ago ( translate )